Ceny transferowe to temat, który od kilku lat zyskuje na znaczeniu w polskim systemie podatkowym. Niezależnie od tego, czy podatnikiem jest duża korporacja, średnie przedsiębiorstwo, czy jednoosobowa działalność gospodarcza, warto znać i wypełniać podstawowe obowiązki dokumentacyjne w obszarze TP, aby ustrzec się przed karami i nieprzyjemnymi konsekwencjami dla firmy.

Najważniejsze dokumenty i terminy

W celu należytego wypełnienia dokumentacji cen transferowych w roku 2025, wskazane jest zapoznanie się z kluczowymi dokumentami oraz terminami obowiązującymi podatników. Do trzech zasadniczych zadań zalicza się:

1. Sporządzenie lokalnej dokumentacji cen transferowych (Local File)
   Lokalna dokumentacja cen transferowych to dokument opisujący transakcje z podmiotami powiązanymi, zawierający analizę rynkowości oraz dane finansowe i organizacyjne

2. Sporządzenie dokumentacji grupowej (Master File)
   Dokumentacja grupowa Przeznaczona jest dla dużych grup kapitałowych, zawiera informacje o strukturze grupy, polityce cen transferowych oraz łańcuchu wartości.

3. Złożenie formularza TPR-C / TPR-P
   TPR-C/TPR-P to elektroniczna informacja przekazywana do Ministerstwa Finansów, zawierająca szczegóły transakcji, dane finansowe oraz metody wyceny danej transakcji.

Obowiązki w zakresie cen transferowych mają ściśle określone terminy. Ich przestrzeganie jest niezwykle istotne – nie tylko ze względu na ryzyko sankcji finansowych, ale również dlatego, że brak terminowego złożenia wymaganych dokumentów może zostać uznany za naruszenie należytej staranności podatnika.

W 2025 roku kluczowe terminy prezentują się następująco

• Sporządzenie Local File – do 31 października 2025 r.;
• Złożenie formularza TPR-P/ TPR-C – do 1 grudnia 2025 r.;
• Sporządzenie Master File – do 31 grudnia 2025 r.

Co się stanie jak nie dopełni się obowiązków?

Choć dokumentacja cen transferowych nie podlega obowiązkowi przekazania do organów podatkowych w ustawowym terminie jej sporządzenia, podatnicy są zobowiązani do jej posiadania w gotowej formie. W przypadku wystąpienia z żądaniem przez organ podatkowy, podatnik ma 14 dni na przedłożenie dokumentacji, licząc od dnia doręczenia wezwania.

Brak dokumentacji cen transferowych lub jej niewystarczająca jakość wiąże się z dwoma zasadniczymi ryzykami podatkowymi. Po pierwsze, organ podatkowy może dokonać doszacowania dochodu na podstawie art. 11c ustawy o CIT, jeśli uzna, że warunki transakcji między podmiotami powiązanymi odbiegają od warunków rynkowych. W efekcie podatnik może zostać obciążony dodatkowym zobowiązaniem podatkowym wraz z naliczeniem odsetek za zwłokę. Po drugie, nieprzedłożenie dokumentacji w terminie 14 dni od wezwania organu podatkowego powoduje ryzyko odpowiedzialności karnoskarbowej na podstawie art. 56c Kodeksu karnego skarbowego, co może skutkować nałożeniem wysokiej grzywny. Odpowiednie przygotowanie i terminowe udostępnienie dokumentacji jest więc kluczowe dla ograniczenia tych ryzyk.

Objęte sankcjami przewidzianymi w art. 80e KKS jest zarówno niezłożenie informacji TPR, jak nieprzygotowanie dokumentacji cen transferowych, a także ich złożenie/przygotowanie po terminie.

Wartość sankcji w 2025 roku przedstawia się następująco:

• do 44 793 504 zł (720 stawek dziennych – za niesporządzenie lokalnej/grupowej dokumentacji cen transferowych lub sporządzenie dokumentacji cen transferowych niezgodnie ze stanem rzeczywistym).
• do 44 793 504 zł (720 stawek dziennych – w przypadku niezłożenia do właściwego organu podatkowego formularza TPR lub też podania w nim danych niezgodnych ze stanem rzeczywistym lub lokalną dokumentacją cen transferowych),
• do 14 931 168 zł (240 stawek dziennych – w sytuacji sporządzenia dokumentacji cen transferowych lub złożenia informacji o cenach transferowych po terminie).

Czynny żal jako narzędzie ograniczania konsekwencji

Niedopełnienie obowiązków związanych z dokumentowaniem cen transferowych może wiązać się z poważnymi konsekwencjami, w tym karami finansowymi. Jednak w takich sytuacjach podatnicy mają możliwość skorzystania z instytucji czynnego żalu.

Czynny żal to oficjalne zawiadomienie skierowane do organu podatkowego, które podatnik składa zanim urząd wykryje nieprawidłowość. Złożenie czynnego żalu może sprawić, że kara zostanie złagodzona lub całkowicie odstąpiona. To szczególnie ważne w przypadku opóźnień w sporządzeniu dokumentacji cen transferowych lub złożeniu formularza TPR.

Aby czynny żal był skuteczny, musi być złożony rzetelnie i zawierać szczegółowe wyjaśnienie przyczyn uchybienia. Ważne jest również, aby samo uchybienie zostało niezwłocznie naprawione – samo zawiadomienie nie wystarczy, jeśli zaległe obowiązki nie zostaną dopełnione.

Zbliżające się terminy nadchodzą wielkimi krokami, a czasu na przygotowanie niezbędnych dokumentów pozostaje coraz mniej. Jeśli masz trudności z przygotowaniem dokumentów lub obawiasz się pominięcia terminów, nasz zespół służy wsparciem. Zachęcamy do kontaktu!