Nowy system kaucyjny – wszystko co musisz wiedzieć z perspektywy podatkowej

Od 1 października 2025 r. w Polsce zacznie obowiązywać nowy system kaucyjny, obejmujący opakowania po napojach wykonane z plastiku, szkła i metalu. Celem systemu jest zwiększenie poziomu recyklingu i ograniczenie zaśmiecania środowiska. Jednak zmiany te pociągają za sobą również istotne konsekwencje podatkowe – szczególnie w zakresie podatku od towarów i usług (VAT). Poniżej omawiamy kluczowe aspekty, na które przedsiębiorcy powinni zwrócić uwagę.

Ogólne założenia systemu kaucyjnego

System kaucyjny został wprowadzony nowelizacją ustawy z dnia 13 czerwca 2013 r. o gospodarce opakowaniami i odpadami opakowaniowymi. Ma on obejmować:

• butelki jednorazowego użytku z tworzyw sztucznych do 3 litrów, w tym butelki plastikowe,
• puszki metalowe o pojemności do 1 litra,
• butelki szklane wielokrotnego użytku o pojemności do 1,5 litra,

z wyłączeniem opakowań na: mleko, jogurt lub inny pitny produkt mleczny. W tym zakresie należy zwrócić uwagę, że nie wszystkie produkty potocznie nazywane mlekiem są w rzeczywistości produktem mlecznym (np. mleko owsiane, mleko migdałowe).

Przy zakupie ww. opakowań konsumenci będą płacić dodatkową opłatę (kaucję), która będzie im zwracana w momencie oddania opakowania w punkcie zbiórki.

Duże sklepy o powierzchni powyżej 200 m² będą musiały odbierać puste opakowania i oddawać kaucję. Natomiast mniejsze będą pobierać kaucję, zaś przystąpienie do systemu odbioru opakowań będzie w ich przypadku dobrowolne. Warto zauważyć, że system ten obowiązuje wszystkie jednostki handlu detalicznego lub hurtowego. Obejmie zatem nie tylko sklepy spożywcze, ale również apteki, kina, markety budowlane czy stacje paliw.

Znaczące obowiązki zostaną nałożone na podmioty wprowadzające opakowania na rynek – producentów, importerów, właścicieli marek. Będą oni musieli osiągnąć minimalne poziomy zbiórki opakowań, określone w przepisach, pod rygorem opłaty produktowej (liczonej za każdy kilogram niezwróconych opakowań).

Pojawi się też nowy rodzaj podmiotu – operator systemu (inaczej: podmiot reprezentujący). Będzie on odpowiedzialny za organizację i zarządzanie systemem zbiórki i zwrotu opakowań objętych kaucją. Producenci mogą sami utworzyć takiego operatora lub podpisać umowę z operatorem działającym na rynku. Operatorzy systemu muszą też zawrzeć umowy z punktami handlowymi oraz innymi operatorami, w celu umożliwienia przepływu danych zapewniających prawidłowe rozliczenie kaucji.

Opodatkowanie VAT w systemie kaucyjnym

Kaucja będzie pobierana na każdym etapie łańcucha dystrybucji – od producenta i importera, przez hurtownika, aż po sprzedawcę detalicznego.  Zgodnie z ogólną zasadą, która mówi, że VAT nie podlegają opłaty zwrotne, kaucja nie będzie wliczana do podstawy opodatkowania VAT.

Opodatkowaniu VAT będzie podlegać natomiast różnica pomiędzy wartością kaucji od opakowań wprowadzonych na rynek, a wartością kaucji od opakowań lub odpadów opakowaniowych zwróconych do podmiotu reprezentującego w danym roku. Wartość tę oblicza się na ostatni dzień roku. To oznacza, że VAT będzie należny tylko od opłat za opakowania, które nie zostały zwrócone. Taki mechanizm ma na celu zachęcenie producentów i innych wprowadzających do aktywnego działania na rzecz zwiększenia udziału zwracanych opakowań do recyklingu.

Jeśli w danym roku wartość kaucji od opakowań zebranych będzie wyższa niż wartość kaucji od opakowań wprowadzonych do obrotu, wówczas nadwyżka będzie mogła zostać rozliczona przez podmiot wprowadzający w kolejnym roku lub następnych latach.

Co do zasady rozliczenia VAT od kaucji podmiot wprowadzający powinien dokonać w JPK składanym za pierwszy miesiąc (lub kwartał, w przypadku podatników rozliczających się kwartalnie) roku następnego. Natomiast zapłata VAT, której dokonuje podmiot reprezentujący (o czym będzie mowa dalej), powinna nastąpić do ostatniego dnia tego miesiąca (tj. stycznia). Ministerstwo Finansów planuje jednak, aby termin na pierwsze rozliczenie, które powinno nastąpić w JPK za styczeń 2025 r., przedłużyć o jeden miesiąc, tj. do 25 marca 2026 r., czyli terminu złożenia JPK za luty. Podobnie przedłużony ma zostać termin wpłaty VAT – zamiast końca stycznia 2026 r., będzie to koniec lutego 2026 r. Projekt nowelizacji w tej kwestii znajduje się obecnie na etapie rządowych prac legislacyjnych. Należy jednak pamiętać, że wydłużenie terminów ma dotyczyć wyłącznie pierwszego roku obowiązywania systemu kaucyjnego.

Dualizm systemów opodatkowania kaucji

Należy zwrócić uwagę, że nowe zasady będą miały zastosowanie wyłącznie do określonych rodzajów opakowań. Zatem do kaucji od wszelkich pozostałych opakowań, nieobjętych system kaucyjnym, należy stosować dotychczasowe zasady opodatkowania VAT, czyli opodatkować ją:

• w dniu następującym po dniu, w którym umowa przewidywała zwrot opakowania – jeżeli tego opakowania nie zwrócono w terminie określonym w umowie;
• dnia od dnia wydania opakowania – jeżeli w umowie nie określono terminu zwrotu tego opakowania.

Opakowania objęte systemem kaucyjnym będzie można rozpoznać po oznakowaniu ich specjalnym logotypem (odpowiedzialność odpowiedniego oznakowania spoczywa na wprowadzających).

Ponadto do końca 2025 r. będzie trwał okres przejściowy. Przez pierwsze 3 miesiące obowiązywania sytemu na rynek wciąż będzie można wprowadzać opakowania nieoznaczone logotypem systemu kaucyjnego, które będą mogły być wykorzystywane do momentu ich zużycia, zwrotu lub wyczerpania zapasów. Do nich wciąż zastosowanie będą miały stare zasady opodatkowania VAT.

Podatnik i płatnik

W systemie kaucyjnym wprowadzono, rzadko występującą w podatku VAT, strukturę rozdzielenia funkcji podatnika i płatnika.

Podmiotem zobowiązanym do obliczenia, pobrania i wpłacenia należnego podatku w odpowiednim terminie do odpowiedniego organu będzie operator – będzie on pełnił rolę płatnika.

Podatnikiem VAT z tytułu kaucji od niezwróconych opakowań będzie natomiast podmiot wprowadzający. Zatem to on będzie musiał wykazać wartość podstawy opodatkowania i podatku w deklaracji VAT. To na nim też będzie spoczywała odpowiedzialność za prawidłowe rozliczenie podatku.

Dla  prawidłowego rozliczenia konieczne będzie prowadzenie szczegółowych ewidencji zarówno przez podatnika, jak i płatnika, a także ustalenie zasad wymiany danych między tymi podmiotami w celu zapewnienia spójności rozliczeń. Przepisy nie przewidują żadnej formy komunikacji i wymiany informacji, dlatego podatnicy i płatnicy we własnym zakresie muszą zadbać o odpowiednie uregulowania w zawieranych między sobą umowach.

Obowiązki ewidencyjne

Z art. 109 ust. 11ia ustawy o VAT wynika, że wprowadzający oraz podmiot reprezentujący są obowiązani do prowadzenia ewidencji w postaci elektronicznej zawierającej dane niezbędne do określenia podstawy opodatkowania, w tym o:

• wprowadzonych do obrotu opakowaniach objętych systemem kaucyjnym, z podziałem na rodzaje tych opakowań, o ich liczbie i wartości pobranej kaucji w danym roku oraz
• zwróconych opakowaniach i odpadach opakowaniowych objętych systemem kaucyjnym, z podziałem na rodzaje tych opakowań lub odpadów opakowaniowych, o ich liczbie i wartości zwróconej kaucji w danym roku.

Ewidencja podmiotu reprezentującego powinna być prowadzona z podziałem na wprowadzających.

Żadne przepisy ustawy czy rozporządzenia nie przewidują ustalonego wzoru ewidencji, zatem każdy podmiot zobowiązany powinien zadbać, aby prowadzony rejestr zapewniał spełnienie powyższych wymogów i jednocześnie odpowiadał potrzebom i skali działalności. Obecnie nie wiadomo również czy na podmioty reprezentujące zostaną nałożone jakiekolwiek obowiązki informacyjne (np. składania informacji do podatnika i urzędu skarbowego).

Zadania nie ułatwia fakt, że wciąż nie opublikowano ostatecznej wersji JPK_VAT, która umożliwi rozliczenie podatku od kaucji. 27 czerwca 2025 r. Ministerstwo Finansów opublikowało jednak propozycję nowych struktur logicznych JPK-V7M(3) i JPK-V7K(3). Do 8 lipca można składać uwagi w ramach konsultacji podatkowych: https://www.gov.pl/web/finanse/konsultacje-podatkowe-struktur-logicznych-jpk-v7m3-i-jpk-v7k3.

W zaproponowanej strukturze wprowadzono przede wszystkim zmiany związane z KSeF i tylko jedną nową pozycję związaną z systemem kaucyjnym: wysokość podatku od niezwróconej kaucji pobranej za produkty w opakowaniach na napoje objęte systemem kaucyjnym, podlegająca wpłacie w terminie, o którym mowa w art. 103 ust. 5da ustawy.

Sugeruje to, że poziom informacji przekazywanych w pliku kontrolnym nie będzie szczegółowy. Podatnik musi jednak być przygotowany do przekazania na żądanie organów skarbowych ewidencji pozwalającej na kontrolę prawidłowości wyliczenia podatku.

Należy pamiętać, ze zakres informacji może się zmienić do czasu uchwalenia ostatecznej struktury JPK – wejście w życie nowej struktury planowane jest na luty 2026 r.

Stawka VAT

Zasadniczym problemem, który czeka podatników (i płatników) VAT od kaucji za niezwrócone opakowania, jest ustalenie prawidłowej stawki VAT. W obecnym kształcie przepisy nie odnoszą się do tej kwestii, brakuje również wyjaśnień Ministerstwa Finansów. Istnieją dwie możliwości:

1. stawka podstawowa 23%, niezależnie od produktu w opakowaniu;
2. stawka uzależniona od dostawy produktu znajdującego się w opakowaniu.

Drugie rozwiązanie może obniżyć wysokość VAT należnego od niezwróconych kaucji, gdyż wiele napojów sprzedawanych w opakowaniach objętych systemem kaucyjnym podlega stawce 5%. Jednocześnie znacznie rozszerzyłoby to obowiązki ewidencyjne po stronie podmiotów wprowadzających i operatorów. W takim przypadku ich ewidencje  musiałyby umożliwiać także zidentyfikowanie produktu znajdującego się w opakowaniu i określenie właściwej stawki dla niego.

Podobny problem pojawił się przy okazji wprowadzenia w 2024 r. opłaty SUP (opłata za produkty jednorazowego użytku z tworzyw sztucznych). W związku z wątpliwościami przedsiębiorców Ministerstwo Finansów opublikowało na swojej stronie internetowej następujące wyjaśnienia:

Stawka VAT zależy od tego, czy opakowanie jest sprzedawane razem z produktem (napojem lub posiłkiem), czy jako oddzielny produkt:

• w przypadku dostawy produktu (napoju lub posiłku) w opakowaniu pobraną opłatę należy opodatkować stawką odpowiadającą temu produktowi, tj. stawką przewidzianą dla sprzedawanego towaru (napoju lub posiłku),
• w przypadku odrębnej dostawy opakowania, tj. niezależnie od nabycia posiłku lub napoju, VAT pobierany jest według zasad (stawki) właściwych dla nabywanego opakowania (23%).

Powyższe wyjaśnienia mogą stanowić wskazówkę, że stawkę VAT od opakowań niezwróconych w systemie kaucyjnym należy uzależnić od stawki dotyczącej napoju. Takie zasady panują również w dotychczasowym systemie opodatkowania niezwróconych opakowań.

Kwestia ta powinna zostać ostatecznie rozstrzygnięta przez Ministerstwo Finansów, niemniej jednak do tego czasu uczestnicy systemu kaucyjnego powinni założyć, że stawka VAT będzie uzależniona od produktu i odpowiednio dostosować swoje ewidencje.

Przygotowanie do nowych przepisów

Wprowadzenie nowego systemu kaucyjnego to nie tylko zmiany środowiskowe, ale również istotne wyzwania podatkowe. Szczególnie przedsiębiorcy działający w sektorze spożywczym, handlu i logistyki powinni:

• dostosować systemy sprzedażowe i ewidencyjne do nowego systemu;
• jasno określić w umowach zasady wymiany informacji i odpowiedzialności za rozliczenia podatkowe;
• zapewnić zgodność dokumentów sprzedaży z przepisami VAT;
• monitorować terminy zwrotu kaucji i odpowiednio rozpoznawać moment powstania obowiązku podatkowego.

Jeśli potrzebują Państwo wsparcia w dostosowaniu swojej działalności do nowego systemu kaucyjnego, zapraszamy do kontaktu z naszą kancelarią – oferujemy kompleksowe doradztwo podatkowe, pomoc przy wdrożeniu procedur oraz reprezentację w kontaktach z organami skarbowymi.