Od 1 stycznia 2025 r. mali przedsiębiorcy mogą korzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT w całej Unii Europejskiej w ramach tzw. procedur SME (Small and Medium Enterprises). Wynika to z dyrektywy Rady (UE) 2020/285 zmieniającej dyrektywę 2006/112/WE (tzw. Dyrektywa VAT) oraz rozporządzenie (UE) nr 904/2010.

Procedura SME jest to mechanizm pozwalający przedsiębiorcom na uniknięcie obowiązku rejestracji jako podatnik VAT i odprowadzania podatku VAT za granicą. Jej celem jest ułatwienie i ograniczenie kosztów administracyjnych dla małych i średnich firm działających w UE.

Co się zmieniło?

Przed wprowadzeniem zmian ze zwolnienia podmiotowego z VAT mogli korzystać wyłącznie przedsiębiorcy posiadający siedzibę działalności gospodarczej na terytorium Polski. To oznaczało, że każdy zagraniczny przedsiębiorca, który dokonał czynności opodatkowanej w Polsce był zobowiązany do rejestracji do VAT i rozliczenia podatku w Polsce już od pierwszej czynności, niezależnie od jej wartości (ewentualnie mógł skorzystać z procedury VAT-OSS w przypadku sprzedaży na rzecz konsumentów). Odpowiednio polscy przedsiębiorcy nie mogli korzystać ze zwolnienia podmiotowego w innych krajach.

Teraz, przy spełnieniu określonych  warunków, mali podatnicy nie będą musieli naliczać podatku do takich usług lub dostaw, nawet gdy prowadzą działalność w kilku państwach.

Nie można jednak zapomnieć, że procedura SME dotyczy wyłącznie krajów UE, więc nie ma zastosowania do państw trzecich.

Czym jest zwolnienie podmiotowe?

Przypomnijmy, że zwolnienie podmiotowe dotyczy podatników, których wartość sprzedaży netto nie przekroczyła w roku podatkowym kwoty 200 000 zł i jest uregulowane w art. 113 ustawy o VAT – przepis ten nadal dotyczy wyłącznie podatników posiadających siedzibę w Polsce.

Natomiast implementacja nowych przepisów unijnych nastąpiła poprzez dodanie do ustawy o VAT artykułów 113a i 113b. Ustawy pozostałych państw członkowskich powinny zawierać podobne przepisy, mogą się one jednak różnić wysokością limitu lub dodatkowymi wyłączeniami. Na przykład w Polsce małych przedsiębiorców z UE obejmują takie same wyłączenia jak polskich przedsiębiorców wymienione w art. 113 ust. 13 ustawy o VAT (dotyczące m.in. przedsiębiorców dokonujących dostaw towarów wymienionych w załączniku 12 do ustawy o VAT, czyli świadczących usługi prawnicze, doradcze, jubilerskie itd.). W każdym państwie UE wyłączenia mogą się różnić, dlatego przed skorzystaniem ze zwolnienia należy zapoznać się z katalogiem wyłączeń w danej jurysdykcji.

Państwa członkowskie indywidualnie określają limit obrotów. Mogą również zróżnicować progi dla poszczególnych sektorów działalności gospodarczej czy wprowadzić okres karencji w przypadku powrotu do zwolnienia (po wcześniejszej rezygnacji).

Należy zaznaczyć, że w każdym państwie limit obrotu uprawniającego do zwolnienia jest różny, jednak nie może przekroczyć 85 000 euro (tak wynika z Dyrektywy VAT), tj. około 360 000 zł. Polski limit 200 000 zł plasuje się zatem w połowie skali, nie można jednak zapominać, że w niektórych państwach może on być dużo niższy (np. 10 000 euro we Francji czy 22 000 euro w Niemczech) lub wyższy (tak jak w Czechach, gdzie w 2023 podniesiono limit niemal do maksimum – 2 mln CZK, czyli ok. 80 000 euro).

Jakie są warunki do skorzystania z nowego zwolnienia?

Istnieją dwa podstawowe wymagania do korzystania ze zwolnienia podmiotowego z VAT przez zagranicznego przedsiębiorcę w Polsce lub polskiego przedsiębiorcę w innym kraju UE:

1. Limit obrotu na poziomie unijnym

Przedsiębiorstwo może skorzystać ze zwolnienia, jeśli jego całkowity obrót w całej Unii Europejskiej (z wyłączeniem VAT) nie przekroczył 100 000 euro w poprzednim roku podatkowym i nie przekracza tego limitu w bieżącym roku.

2. Limit obrotu w danym kraju członkowskim

W każdym kraju, w którym przedsiębiorca chce skorzystać ze zwolnienia, jego obrót musi być niższy od limitu obowiązującego w danym państwie członkowskim (np. 200 000 zł w Polsce, 22 000 euro w Niemczech itd.)

Warunki te muszą być spełnione łącznie.

Dodatkowo kraj, w którym przedsiębiorca chce skorzystać ze zwolnienia, musi mieć wdrożoną procedurę SME. To dobrowolna opcja, więc nie wszystkie państwa członkowskie ją wprowadziły. Przykładowo Hiszpania nie wdrożyła i na razie nie przewiduje wdrożenia procedury SME.

Ponadto podatnik, który chce skorzystać ze zwolnienia z VAT w innym państwie UE musi dochować warunków formalnych:

1. Rejestracja do VAT

W celu skorzystania ze zwolnienia w innym państwie polski podatnik musi zarejestrować się do VAT jako podatnik VAT. Może zarejestrować się jako podatnik zwolniony – dokonanie takiej rejestracji nie nakłada żadnych nowych obowiązków na podatnika (nie musi składać deklaracji czy wystawiać faktur), jest jednak konieczne w celu uzyskania numeru VAT poprzedzonego kodem PL i zawierającego kod EX, który jest niezbędny do korzystania z procedury SME (kod ten nadaje naczelnik US w terminie 35 dni od dnia złożenia „uprzedniego powiadomienia”).

Z procedury SME mogą także skorzystać przedsiębiorcy zarejestrowani do VAT w Polsce jako czynni podatnicy VAT, którzy zrezygnowali ze zwolnienia podmiotowego w Polsce, ale chcą korzystać ze zwolnienia w innych państwach. Podatnicy mogą również swobodnie wybierać, w których państwach chcą korzystać ze zwolnienia, a w których nie (byle by mieścili się w obu limitach – UE i krajowych). Mogą również swobodnie dokonywać zmiany tego wyboru, choć w niektórych państwach mogą obowiązywać dodatkowe warunki rezygnacji ze zwolnienia lub powrotu do niego po uprzedniej rezygnacji (na gruncie polskiej ustawy o VAT nie ma takich warunków).

2. Uprzednie powiadomienie

Przed skorzystaniem ze zwolnienia w innych państwach należy złożyć powiadomienie o zamiarze skorzystania właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego. W Polsce organem właściwym w tym zakresie jest Naczelnik Drugiego Urzędu Skarbowego Warszawa-Śródmieście.

Wszelkie czynności w związku z procedurą SME należy podejmować wyłącznie za pomocą e-Urzędu Skarbowego.

Naczelnik US ma 35 dni roboczych na odpowiedź. W tym czasie ustala z organami wskazanego w powiadomieniu państwa członkowskiego prawo do skorzystania zwolnienia. Po upływie terminu 35 dni naczelnik US nadaje numer identyfikacyjny z końcówką EX lub na podstawie informacji uzyskanych od organu innego państwa UE informuje o odmowie skorzystania ze zwolnienia.

3. Informacje kwartalne

Polscy podatnicy korzystający z procedury SME muszą również składać ww. naczelnikowi US informacje kwartalne o wysokości obrotów osiągniętych w każdym z państw członkowskich.

Informację należy złożyć w terminie miesiąca od końca kwartału, przy czym termin ten upływa również, gdy ostatni dzień terminu przypada na sobotę lub dzień ustawowo wolny od pracy (należy zwrócić uwagę, że jest to inna zasada niż obowiązująca w stosunku do JPK i innych deklaracji).

Z obowiązkiem tym wiąże się również konieczność prowadzenia ewidencji sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym – podatnik musi bowiem kontrolować czy nie przekroczył któregoś z limitów.

W przypadku przekroczenia kwoty 100 000 euro rocznego obrotu na terytorium UE należy złożyć informację kwartalną za okres od początku kwartału do dnia przekroczenia kwoty – w terminie 15 dni roboczych, licząc od dnia, w którym nastąpiło przekroczenie.

Wyżej wymienione obowiązki wynikają z polskiej ustawy o VAT i dotyczą polskich przedsiębiorców chcących korzystać z procedury SME w innych krajach. Zagraniczni przedsiębiorcy, którzy chcą korzystać ze zwolnienia na terytorium Polski, muszą natomiast dopełnić obowiązków wynikających z przepisów obowiązujących w kraju ich siedziby.

Przykłady praktyczne

1. Mały przedsiębiorca zajmujący się sprzedażą towarów używanych osiąga w Polsce obroty do 180 000 zł rocznie. Zamierza dokonać jednorazowej transakcji polegającej na sprzedaży towaru znajdującego się w magazynie w Niemczech na rzecz niemieckiego konsumenta. Jeśli cena sprzedaży tego towaru nie przekracza 20 000 zł, polski podatnik może złożyć powiadomienie o zamiarze skorzystania ze zwolnienia w Niemczech i nie opodatkować tej dostawy.
2. Polski podatnik oferuje wynajem apartamentów wakacyjnych w 5 różnych państwach UE. W Polsce nie prowadzi żadnej działalności gospodarczej. Jeśli w każdym z tych państw osiągnie zysk z wynajmu w wysokości 20 000 euro nie będzie musiał odprowadzać VAT w żadnym państwie.
3. Duża polska spółka medyczna (roczne obroty w wysokości 1 mln zł), świadcząca wyłącznie usługi medyczne korzystające ze zwolnienia z VAT, zamierza zorganizować konferencję online, w której mogą uczestniczyć lekarze z całej UE. Zgodnie z nowym brzmieniem art. 28g ustawy o VAT (obowiązującym od 1 stycznia 2025 r.) za miejsce świadczenia usług wstępu na imprezy transmitowane online uznaje się miejsce zamieszkania konsumenta (os. fizycznej niebędącej podatnikiem), a w przypadku podatników – siedzibę usługobiorcy. To oznacza, że przyjmując zgłoszenia na konferencję spółka powinna uzyskać informację o miejscu zamieszkania/siedziby każdego uczestnika. W przypadku gdy uczestnik będzie podatnikiem zastosowanie znajdzie metoda odwrotnego obciążenia. Natomiast w przypadku konsumentów, to spółka będzie obowiązana do rozliczenia VAT we wszystkich państwach, w których mieszkają konsumenci.

Mimo że, spółka osiąga w ciągu roku wysokie obroty, znacznie przekraczające 200 000 zł, to mieści się w limicie zwolnienia podmiotowego w Polsce, gdyż wartość sprzedaży usług zwolnionych przedmiotowo nie wlicza się do limitu zwolnienia podmiotowego. Spółka nie przekroczy również limitów w innych państwach UE.

Spółka nie będzie  jednak mogła skorzystać z procedury SME, gdyż nie spełni warunku limitu unijnego. Bowiem do liczenia obrotu unijnego nie mają zastosowania przepisy wyłączające z jego wartości usługi zwolnione przedmiotowo, dlatego należy wliczyć do niego cały obrót w UE, w tym w Polsce, który wynosi u spółki 1 mln zł rocznie. W związku z tym spółka przekroczy unijny limit 100 000 euro.

Czy warto skorzystać z Procedury SME?

Nowe przepisy dotyczące zwolnień z VAT dla małych przedsiębiorstw w UE oferują atrakcyjne możliwości uproszczenia rozliczeń podatkowych i redukcji kosztów administracyjnych. Pozwalają również na swobodny wybór opodatkowania lub zwolnienia w poszczególnych państwach UE, co pozwala małym firmom na większą elastyczność.

Warunki skorzystania z procedury są dosyć jasne i nie budzą wątpliwości, w związku z czym w przypadku spełnienia warunków formalnych nie ma obaw o wykładnię przepisów czy praktykę organów. Należy jednak pamiętać o monitorowaniu limitów oraz obowiązkach sprawozdawczych. Przed przystąpieniem do procedury należy też dokładnie sprawdzić zakres zwolnienia w każdym państwie UE pod kątem wyłączeń określonych rodzajów działalności i dodatkowych warunków.