Ceny transferowe, choć najczęściej kojarzone z transakcjami pomiędzy dużymi podmiotami powiązanymi w ramach grup kapitałowych, mają również istotne znaczenie dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz  jednoosobowych działalności gospodarczych (JDG). Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawa o PIT) przewiduje szczególne regulacje w zakresie dokumentowania i raportowania transakcji zawieranych między podmiotami powiązanymi. W praktyce regulacje te mogą obejmować szeroki krąg osób powiązanych kapitałowo, osobowo lub rodzinnie, które zawierają ze sobą transakcje.

Kim są podmioty powiązane według ustawy o PIT? – Definicja i przykłady

Zgodnie z art. 23m ust. 1 pkt 4 ustawy o PIT, przez osoby powiązane rozumie się m.in.:

• podmioty, z których jeden wywiera znaczący wpływ na drugi,
• podmioty, na które wywiera znaczący wpływ ta sama osoba trzecia,
• spółkę niemającą osobowości prawnej (np. spółka jawna, spółka komandytowa) i jej wspólników,
• osoby będące członkami rodziny (małżonkowie, krewni do drugiego stopnia, powinowaci do drugiego stopnia).

Kluczowym pojęciem jest tutaj „znaczący wpływ”, który oznacza m.in. posiadanie co najmniej 25% udziałów w kapitale, praw głosu albo prawa do udziału w zyskach (bezpośrednio lub pośrednio). Powiązania mogą mieć charakter kapitałowy, osobowy lub rodzinny, a ustawa wprost uwzględnia także powiązania faktyczne, takie jak np. podejmowanie decyzji gospodarczych przez członka zarządu czy rady nadzorczej.

Przykładowo, osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą dokonująca transakcji z firmą, w której zarządzie zasiada jej małżonek, może zostać uznana za podmiot powiązany i tym samym – objęta obowiązkami w zakresie cen transferowych.

Co istotne, nawet osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej może zostać uznana za podmiot powiązany – np. gdy udziela pożyczki spółce, z którą łączą ją określone relacje wskazane powyżej. Jeśli wartość takiej transakcji przekroczy ustawowe progi, może pojawić się obowiązek sporządzenia dokumentacji cen transferowych.

Transakcje kontrolowane – kiedy powstaje obowiązek dokumentacji cen transferowych?

Zgodnie z art. 23w ustawy o PIT, obowiązek sporządzenia lokalnej dokumentacji cen transferowych dotyczy podmiotów dokonujących transakcji kontrolowanych przekraczających określony próg:

• 10 mln zł – dla transakcji towarowych i finansowych,
• 2 mln zł – dla transakcji usługowych i innych.

Należy pamiętać, że próg dotyczy wartości netto transakcji w ciągu roku podatkowego, a w przypadku transakcji jednorodnych sumuje się je w celu ustalenia, czy przekroczono ustalony limit.

Jeśli obowiązek dokumentacyjny powstanie, podatnik powinien przygotować określone dokumenty wymagane przepisami. Należą do nich:

• lokalna dokumentacja cen transferowych (local file) – zawierająca m.in. opis transakcji, funkcji stron, analizę porównawczą lub analizę zgodności,
• TPR-P – roczna informacja o transakcjach z podmiotami powiązanymi, składana w formie elektronicznej do urzędu skarbowego. Więcej o informacji rocznej już wkrótce w kolejnych artykułach.

Zwolnienia i uproszczenia w dokumentacji cen transferowych – kto może skorzystać?

Nie każda transakcja zawarta z podmiotem powiązanym i przekraczająca limit skutkuje obowiązkiem sporządzenia pełnej dokumentacji cen transferowych. W ustawie o PIT przewidziano bowiem zwolnienia i uproszczenia, z których mogą skorzystać osoby fizyczne – w tym prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą. Do zwolnień zalicza się m.in.:

• zwolnienie z obowiązku sporządzenia analizy porównawczej dla mikro- i małych przedsiębiorców (spełniających definicję zawartą w ustawie Prawo przedsiębiorców),

• mechanizm safe harbour – zwolnienie z obowiązku przygotowania dokumentacji cen transferowych oraz analizy cen transferowych dla niektórych transakcji, np. pożyczek spełniających określone warunki (konkretne oprocentowanie, brak dodatkowych opłat poza odsetkami itd.).

Więcej o zwolnieniach w naszym artykule na ten temat: https://accreo.pl/zwolnienia-w-dokumentacji-cen-transferowych/

Jakie są kary za brak dokumentacji cen transferowych? Sankcje podatkowe w 2025 roku

Niespełnienie obowiązków związanych z cenami transferowymi niesie ze sobą poważne konsekwencje prawne i podatkowe.  m.in.:

• doszacowanie dochodu przez organy podatkowe (według art. 23o ustawy o PIT),

• dodatkowe zobowiązania podatkowe czy też
• kary grzywny

Właściwe rozpoznanie powiązań między podmiotami, oszacowanie wartości transakcji oraz odpowiednie udokumentowanie warunków jej zawarcia jest kluczowe dla ograniczenia negatywnych konsekwencji podatkowych.

Pomimo pewnych uproszczeń i zwolnień, przepisy o cenach transferowych mogą w praktyce stanowić wyzwanie. Jeśli chcesz mieć pewność, że Twoja dokumentacja cen transferowych jest przygotowana prawidłowo i zgodnie z aktualnymi przepisami, skorzystaj z pomocy naszych ekspertów. Oferujemy kompleksowe wsparcie – od analizy powiązań i transakcji, po przygotowanie pełnej dokumentacji. Skontaktuj się z nami, aby dowiedzieć się więcej!