Ministerstwo Finansów pracuje obecnie nad projektem ustawy, który wprowadzić ma Krajowy System e-Faktur (projekt na etapie opiniowania). Nowelizacja umożliwić ma wystawianie tzw. faktury ustrukturyzowanej, która ma być jedyną dopuszczalną formą dokumentowania transakcji od 2023 roku. Faktury te mają być wystawiane i otrzymywane za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur.

Projekt nowelizacji ustawy o VAT uzasadnia planowane zmiany koniecznością wzmocnienia kontroli nad prawidłowością rozliczenia VAT, uproszenia procesu kontroli, a także ograniczeniu nieuczciwej konkurencji oraz nieprawidłowości przy rozliczaniu podatku VAT.

Krajowy System e-Faktur ma być ogólnopolskim systemem teleinformatycznym za pośrednictwem, którego będzie możliwość:

• wystawiania,
• otrzymania,
• przesyłania,
• walidowania
• analizy i kontroli prawidłowości danych,
• przechowywania faktur ustrukturyzowanych.

System ten w znaczny sposób ma co do zasady ułatwić podatnikom kontrolę otrzymywanych oraz wysyłanych faktur, a Ministerstwo również uzyska dodatkowe możliwości kontroli prawidłowości rozliczania podatku VAT przez podatników.

Według projektu ustawy podatnik, który będzie korzystał z Krajowego Systemu e-Faktur:

• uzyska wcześniejszy zwrot VAT (w terminie 40 dni) – przy spełnieniu określonych warunków,
• zwolnienie z obowiązku przesyłania na żądanie organu podatkowego JPK_FA – w zakresie obejmującym faktury ustrukturyzowane.

Dodatkowo faktury będą przechowywane w systemie przez okres 10 lat, a podatnik będzie miał pewność o autentyczności pochodzenia, integralności części oraz czytelności faktury ustrukturyzowanej wystawionej za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur.

Działanie systemu będzie polegało na tym, iż wystawca faktury przygotuje fakturę w odpowiednim programie księgowym lub za pośrednictwem aplikacji e-Mikrofirma, uwierzytelnieni dane a następnie prześlę fakturę ustrukturyzowaną do KSeF. Tam zostanie przeprowadzona kontrola prawidłowości przesłanej faktury, nadanie jej numeru, a następnie przesłanie jej do odbiorcy i powiadomienie o tym fakcie nadawcy.

Należy jednak podkreślić, iż dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur będą miały wyłącznie podmioty posiadające podpis kwalifikowany lub podpis zaufany. Dodatkowo odbiorca faktury będzie musiał wyrazić zgodę na otrzymanie faktury ustrukturyzowanej.

Zgodnie z projektem ustawy zakres danych pokrywał się będzie z danymi zawartymi w JPK_FA(3) oraz w JPK_V7. Dodatkowo faktury te będą zawierały informacje w zakresie warunków rozliczenia oraz realizowania transakcji (np. dane dotyczące przewoźnika), informacje dotyczące zobowiązań akcyzowych oraz dane w zakresie płatności (np. data płatności czy numer rachunku bankowego).

Na podstawie planowanych zmian, system obiegu faktur ulegnie niewątpliwie znaczącej zmianie. Obecnie podatnik wystawia fakturę elektroniczną lub papierową i wysyła za pośrednictwem poczty,
e-mailem, EDI czy za pośrednictwem innego portalu komercyjnego. Jednocześnie za autentyczność pochodzenia, integralność treści, czytelność oraz dostęp dla organów podatkowych wciąż odpowiedzialny jest podatnik. Z kolei po wejściu w życie planowanych zmian, faktury będą wystawiane tylko w formacie faktury ustrukturyzowanej. Wystawca faktury będzie przesyłał do Krajowego Systemu e-Faktury plik XML, który zostanie zweryfikowany i przesłany do odbiorcy faktury w formacie XML lub pdf. Podatnik będzie nadal obowiązany do generowania pliku JPK_V7, jednakże autentyczność pochodzenia, integralność treści, czytelność czy dostęp dla organów podatkowych będzie zapewniać już Krajowy System e-Faktur, a nie podatnik.

Korzystanie z faktury ustrukturyzowanej możliwe będzie od 1 października 2021 r., a ich stosowanie początkowo ma być dobrowolne. Jednakże od 2023 roku planowane jest zobowiązanie podatników do dokumentacji obrotu wyłącznie za pośrednictwem faktur ustrukturyzowanych. Niezależnie, już dziś zachęcamy Państwa do weryfikacji możliwości posiadanych systemów ERP, w kontekście przyszłego wystawiania faktur ustrukturyzowanych i wysyłania ich do KSeF.

W razie wątpliwości, zachęcamy do kontaktu z naszymi ekspertami.