Coraz większą popularnością zarówno wśród kadry zarządzającej jak i doradców cieszy się instytucja compliance (określana też jako procedura, system), która ma zabezpieczyć przedsiębiorstwo przed negatywnymi konsekwencjami związanymi z prowadzeniem biznesu.

Słowo „ryzyko” w ostatnich czasach coraz częściej odmieniane jest przez wszystkie przypadki przez członków zarządu, dyrektorów finansowych czy głównych księgowych. Przedsiębiorcy narzekają, że zamiast prowadzić biznes, muszą chronić siebie i firmę przed potencjalnymi kontrolami, sankcjami, postępowaniami wszczynanymi przez organy publiczne czy inicjowanymi przez kontrahentów.

System compliance ma służyć temu, aby takie ryzyko zostało ograniczone, a przedsiębiorcy mogli zajmować się zarządzaniem firmą. Celem wprowadzenia procedur compliance jest przede wszystkim zapobieganie stratom finansowym i wizerunkowym przedsiębiorstwa, ale także ochrona przed odpowiedzialnością karną czy administracyjną. Compliance jest to taki sposób organizacji przedsiębiorstwa, który redukuje do minimum ryzyko wystąpienia wszelkich nieprawidłowości („Compliance w przedsiębiorstwie”, Bartosz Makowicz, Wolters Kluwer Polska, 2011 r.).

Co prawda samo wypracowanie odpowiednich mechanizmów i procedur na początku funkcjonowania systemu jest pracochłonne i wymaga zaangażowania sporej liczby pracowników. Jednak należy zdać sobie sprawę, że czas poświęcony na opracowanie odpowiedniego, indywidualnego podejścia, które rzeczywiście zadziała w danym przedsiębiorstwie, zaprocentuje w przyszłości bezpieczeństwem firmy. Podmiot funkcjonujący w ramach określonych procedur szybciej zareaguje na pojawiające się niezgodności (czy to z przepisami prawa, wewnętrznymi regulacjami czy przyjętymi standardami postępowania).

Nierzetelny kontrahent, próba wykorzystania podmiotu do prania brudnych pieniędzy, mobbing to momenty, w których prawidłowo zaimplementowane procedury powinny zadziałać i wykryć odpowiednio wcześnie nieprawidłowości. Jednak nie tylko te, wydawałoby się odległe kwestie, mogą pojawić się w przedsiębiorstwie. Prawidłowe stosowanie cen transakcyjnych, raportowanie MDR czy weryfikacja beneficjenta rzeczywistego wypłacanych za granicę należności może okazać się nie tylko trudna w realizacji, ale również nieść ze sobą zagrożenia (sankcje pieniężne, ryzyko odpowiedzialności karnej skarbowej).

W swojej praktyce Accreo wspiera przedsiębiorstwa we wdrażaniu compliance prawnego i podatkowego. W ramach tego pierwszego organizacje wprowadzają:

• procedury AML (w zakresie przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy);
• ład korporacyjny i ład w zakresie KSH;
• kodeks dobrych praktyk;
• RODO;
• prawo pracy.

Natomiast w celu prawidłowego rozliczenia się i postępowania zgodnie z przepisami podatkowymi, które w obecnych czasach są coraz bardziej skomplikowane i nieprzejrzyste, podatnicy wdrażają:

• procedury MDR;
• procedury cen transferowych;
• weryfikację kontrahentów;
• politykę należytej staranność w WHT;
• regulamin korzystania z floty samochodowej.

Sam proces wsparcia Accreo zaczyna się spotkaniem z osobami zainteresowanymi procedurami (zarówno z punktu widzenia pełnionej funkcji w strukturze, jak również ze względu na potencjalną możliwość osobistej odpowiedzialności za działania organizacji). Na spotkaniu omawiamy cel i zakres procesu, nasi eksperci nie tylko zapoznają się ze strukturą organizacyjną, ale przedstawiają również tzw. matrycę odpowiedzialności.

Następnie przygotowujemy wraz z wyznaczonymi pracownikami procedury, wdrażamy je i przeprowadzamy spotkania i szkolenia techniczne, które mają przede wszystkim uzmysłowić pracownikom zakres odpowiedzialności, ale także celowość wprowadzanych zmian.

Same procedury składają się z dokładnego opisania poszczególnych schematów działania, wskazaniu roli poszczególnych osób oraz praktycznej drogi realizacji postępowania. Do procedur załączone są dokumenty mające ułatwić wykonanie procedur (check listy, manuale, ścieżki postępowania dla pracowników merytorycznych, którzy mogą mieć styczność z sytuacjami generującymi pewne obowiązki).

Jednak wdrażanie procedur nie może być ostatnim etapem działań zabezpieczających, dopiero bowiem w tym momencie dochodzimy do najważniejszego etapu – stosowania. Przygotowanie szeregu regulaminów i wytycznych, tylko po to żeby „postawić na półce” na wypadek ewentualnej kontroli mija się z celem systemu compliance. Naszym zamiarem jest przekonanie przedsiębiorców i ich pracowników do faktycznego korzystania i postępowania zgodnie z procedurami, bo tylko wtedy ich wdrożenie ma sens.

Odpowiadając więc na pytanie zawarte na początku należy stwierdzić, że rzeczywiście system compliance staje się coraz bardziej popularny, a przedsiębiorcy mający świadomość ryzyk chcą wprowadzać go u siebie. Jednak tylko faktyczne postępowanie według modelu dostosowanego indywidualnie do specyfiki przedsiębiorstwa może realnie ograniczyć zagrożenia, z którymi przedsiębiorca musi mierzyć się w obecnych czasach.