W związku z ograniczeniem działalności lub zamknięciem instytucji państwowych i urzędów w Polsce utrudnione może być wydawanie dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, w celu potwierdzenia braku podstaw wykluczenia wykonawcy z udziału w postępowaniu.

Chodzi o dokumenty takie jak: informacja z Krajowego Rejestru Karnego, zaświadczenie z US oraz ZUS o niezaleganiu w opłaceniu podatków i składek, a także odpis z właściwego rejestru lub CEIDG.

Istnieje jednak możliwość zastąpienia dokumentu oświadczeniem wykonawcy. W przepisach taka możliwość została zarezerwowana dla zagranicznego wykonawcy, w przypadku gdy w kraju w którym ma siedzibę nie wydaje się takich dokumentów. Aczkolwiek zgodnie z informacjami podanymi przez Urząd Zamówień Publicznych, taką możliwość uzyska również polski wykonawca, z uwagi na zasadę równego traktowania wykonawców.

Żeby móc zastąpić dokument oświadczeniem konieczne jest ustalenie przez zamawiającego i wykazanie przez wykonawcę, że zaistniałe w związku z pandemią COVID-19 okoliczności skutkują obiektywnie brakiem możliwości uzyskania wymaganego dokumentu przez wykonawcę.