Wielu przedsiębiorców traktuje obowiązki związane z cenami transferowymi jako przykry obowiązek administracyjny odkładany na koniec roku podatkowego. Tymczasem regulacje w tym zakresie są istotnym elementem systemu podatkowego, a ich niedopełnienie może prowadzić do poważnych konsekwencji.

Czym są ceny transferowe i dlaczego mają znaczenie?

Ceny transferowe to ceny stosowane w transakcjach pomiędzy podmiotami powiązanymi – np. spółką matką i jej spółką zależną, czy też spółkami w ramach jednej grupy kapitałowej, ale również spółkami powiązanymi przez osoby właścicieli, zasiadające we władzach organizacji czy też pełniących w nich kluczowe role. Regulacje w tym zakresie mają na celu zapobieganie transferowi zysków do jurysdykcji o niższym opodatkowaniu.

W Polsce obowiązek sporządzania dokumentacji cen transferowych spoczywa na wielu podmiotach i jego niedopełnienie może wiązać się z ryzykiem wysokich kar finansowych oraz osobistej odpowiedzialności członków zarządu.

Obowiązek dokumentacyjny – co musisz wiedzieć

Zgodnie z polskimi przepisami podatkowymi, podatnicy dokonujący transakcji z podmiotami powiązanymi są zobowiązani do przygotowania lokalnej dokumentacji cen transferowych (tzw. Local File) w terminie do końca dziesiątego miesiąca po zakończeniu roku podatkowego, jeśli wartość transakcji w tym okresie przekroczy ustalone w przepisach progi dokumentacyjne:

• 10 000 000 PLN dla transakcji towarowych i finansowych,
• 2 000 000 PLN dla transakcji usługowych oraz innych.

Co więcej obowiązkom dokumentacyjnym mogą również podlegać podmioty dokonujące transakcji z podmiotami niepowiązanymi, które mają miejsce zamieszkania, siedzibę lub zarząd na terytorium lub w kraju stosującym szkodliwą konkurencję podatkową, czyli z tzw. raju podatkowego. W takim przypadku podmiotu powinny uwzględniać inne progi dokumentacyjne:

• 2 500 000 zł dla transakcji finansowej,
• 500 000 zł w przypadku transakcji innej niż transakcja finansowa.

Co powinna zawierać dokumentacja?

Lokalna dokumentacja cen transferowych (tzw. Local File) powinna zawierać szczegółowy opis transakcji z podmiotami powiązanymi, wraz z uzasadnieniem, że warunki tych transakcji są rynkowe. Zakres dokumentacji określony jest zarówno w ustawie o CIT, jak i w ustawie o PIT oraz w rozporządzeniach wykonawczych. Oznacza to, że obowiązki dokumentacyjne obejmują zarówno działalność osób prawnych, jak i osób fizycznych.

Do kluczowych elementów lokalnej dokumentacji należą:

• opis podmiotu powiązanego,
• opis transakcji, w tym analizę funkcji, ryzyk i aktywów,
• analizę cen transferowych,
• informacje finansowe.

Przygotowanie analizy cen transferowych jest jednym z najtrudniejszych i najbardziej czasochłonnych elementów dokumentacji. Wymaga ona pozyskania danych porównywalnych z rynku, często przy wsparciu profesjonalnych baz danych.

Warto pamiętać, że brak analizy porównawczej lub jej niska jakość może skutkować uznaniem, że warunki transakcji były nierynkowe — co otwiera władzom podatkowym drogę do domiaru podatku.

Podsumowanie lokalnej dokumentacji w formularzu TPR

Informacja o cenach transferowych, inaczej TPR-C dla osób prawnych lub TPR-P dla osób fizycznych, stanowi syntetyczne podsumowanie informacji zawartych w lokalnej dokumentacji cen transferowych.

TPR w najszerszej formie obejmuje dane finansowe, wartości transakcji pomiędzy podmiotami, zastosowane metody ustalania cen transferowych oraz wyniki analiz. Złożenie formularza TPR jest obowiązkowe dla podatników spełniających określone progi dokumentacyjne w terminie do końca jedenastego miesiąca po zakończeniu roku podatkowego i ma charakter zarówno sprawozdawczy, jak i deklaracyjny.

Dlaczego warto działać już teraz?

Rozpoczęcie prac nad dokumentacją cen transferowych z odpowiednim wyprzedzeniem pozwala uniknąć presji czasowej związanej z ostatnim momentem przygotowań, minimalizując ryzyko błędów i niedotrzymania terminów, a jednocześnie daje przestrzeń na spokojne zebranie danych, wykonanie analiz porównawczych i znalezienie wsparcia u doradców podatkowych.

W kolejnych publikacjach będziemy przyglądać się typowym, a czasem także kontrowersyjnym zagadnieniom w zakresie cen transferowych — takim jak zwolnienia z przygotowania poszczególnych elementów dokumentacji, transakcje finansowe czy rozliczenia usług o niskiej wartości dodanej — aby pomóc podatnikom lepiej zrozumieć i bezpieczniej realizować swoje obowiązki w tym obszarze.