Dokumentacja cen transferowych to skomplikowany element polskiego systemu podatkowego. Sporządzenie jej w sposób prawidłowy wymaga nie tylko dobrej znajomości przepisów, ale także zrozumienia charakteru powiązań między podmiotami oraz szczegółowej analizy realizowanych transakcji. W praktyce stanowi istotne wyzwanie dla podatników.

Analiza obowiązków dokumentacyjnych w zakresie cen transferowych powinna rozpoczynać się od ustalenia, czy dana transakcja w ogóle podlega obowiązkowi sporządzenia lokalnej dokumentacji. Równie ważne jest jednak sprawdzenie, czy nie istnieją przesłanki do skorzystania ze zwolnienia z tego obowiązku.

Zwolnienia pozwalają na ograniczenie formalności oraz zmniejszenie kosztów. Choć przygotowanie dokumentacji mimo braku obowiązku nie jest błędem, warto świadomie korzystać z dostępnych uproszczeń.

W dalszej części artykułu omawiamy trzy kluczowe zwolnienia: krajowe, safe harbour oraz dotyczące transakcji refakturowanych.

Zwolnienie krajowe

Najczęściej stosowanym zwolnieniem z obowiązku dokumentacyjnego jest tzw. zwolnienie krajowe, które odnosi się do podmiotów powiązanych mających miejsce zamieszkania, siedzibę lub zarząd na terytorium Polski. Wskazane podmioty mogą skorzystać z możliwości braku dokumentowania transakcji kontrolowanej, jeśli łącznie zostaną spełnione następujące warunki przez obie strony transakcji określone w art. 11n ust.1 ustawy o CIT:

• nie korzystają ze zwolnienia podmiotowego (m.in. dla jednostek budżetowych, jednostek samorządu terytorialnego i fundacji rodzinnych),
• nie korzystają ze zwolnień dla działalności gospodarczych prowadzonych na terenach specjalnych stref ekonomicznych lub działalności gospodarczych realizowanych w ramach nowej inwestycji, określonej w decyzji o wsparciu
• nie poniosły straty podatkowej, w roku podatkowym, którego dotyczy transakcja.

Co ciekawe, ostatni ze wskazanych warunków odnosi się do straty poniesionej z danego źródła przychodów, do którego przypisana jest dana transakcja, a nie jak mogłoby się wydawać do straty z całej działalności gospodarczej.

Safe harbour

Kolejną możliwością jest zwolnienie  potocznie nazywanym mechanizmem safe harbour. Skorzystanie z tego rozwiązania eliminuje obowiązek sporządzenia pełnej dokumentacji cen transferowych, a organy podatkowe nie kwestionują przyjętych warunków transakcyjnych. W przypadku transakcji usługowych zwolnienie ma zastosowanie tylko do tych o niskiej wartości dodanej ściśle określonych w załączniku
nr 6 do ustawy o CIT m.in. usług w zakresie księgowości, audytu, podatków. Jednakże, w tym przypadku ustawodawca nie pozostał tylko na określeniu poszczególnych usług, ale wprowadził również dodatkowe warunki w art. 11f ustawy o CIT, które należy spełnić, aby móc skorzystać ze zwolnienia. tj.:

• narzut na kosztach usług został ustalony przy wykorzystaniu metody koszt plus lub marży transakcyjnej netto i wynosi nie więcej niż 5% kosztów – w przypadku nabycia usług albo nie mniej niż 5% kosztów – w przypadku świadczenia usług;
• usługodawca nie jest podmiotem mającym miejsce zamieszkania, siedzibę lub zarząd na terytorium lub w kraju stosującym szkodliwą konkurencję podatkową;
• usługobiorca posiada odpowiednią kalkulację zawierającą koszty, klucze alokacji z ich uzasadnieniem oraz opis transakcji z analizą funkcji, ryzyk i aktywów.

Transakcje finansowe, takie jak pożyczki, kredyty oraz emisja obligacji również mogą być objęte zwolnieniem z tytułu zastosowania mechanizmu safe harbour.. Przy czym należy spełnić następujące warunki:

• na dzień zawarcia pożyczki oprocentowanie pożyczki mieści się w przedziale określonym w obwieszczeniu Ministra Finansów (w 2025 r. dla transakcji w PLN stopą bazową jest WIBOR 3M lub WIRON 3M Stopa Składana, a marża wynosi maksymalnie 2,6 pkt proc. dla pożyczkobiorcy oraz co najmniej 2,0 pkt proc. dla pożyczkodawcy),
• nie przewidziano wypłaty innych niż odsetki opłat związanych z udzieleniem lub obsługą pożyczki,
• pożyczka została udzielona na okres nie dłuższy niż 5 lat,
• łączny poziom zobowiązań albo należności wynosi nie więcej niż 20 mln zł,
• pożyczkodawca nie jest podmiotem mającym miejsce zamieszkania, siedzibę lub zarząd na terytorium lub w kraju stosującym szkodliwą konkurencję podatkową.

Refakturowanie

W przypadku tzw. czystego refakturowania, czyli przeniesienia poniesionych kosztów pomiędzy podmiotami powiązanymi prawodawca również przewidział zwolnienie z obowiązku sporządzania dokumentacji przy spełnieniu poniższych warunków:

• nie powstaje wartość dodana i rozliczenie następuje bez uwzględniania marży lub narzutu zysku,
• rozliczenie nie jest związane bezpośrednio z inną transakcją kontrolowaną,
• rozliczenie nastąpiło niezwłocznie po dokonaniu zapłaty na rzecz podmiotu niepowiązanego,
• podmiot powiązany nie jest podmiotem mającym miejsce zamieszkania, siedzibę lub zarząd na terytorium lub w kraju stosującym szkodliwą konkurencję podatkową.

Ponadto gdy transakcja refakturowania dotyczy wielu podmiotów, usługobiorca powinien posiadać odpowiednią kalkulację w myśl art. 11f ust. 1 pkt 3 ustawy o CIT.

Należy pamiętać, że ww. zwolnienia  dotyczą tylko kwestii sporządzenia lokalnej dokumentacji cen transferowych  i nie eliminują obowiązku złożenia informacji TPR oraz stosowania cen rynkowych.

Powyższe przepisy zostały zaprezentowane w oparciu o ustawę o podatku dochodowym od osób prawnych. Niemniej jednak posiadają one swoje odzwierciedlenie również w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Jak można zauważyć, korzystanie ze zwolnień z dokumentacji cen transferowych nie należy do najprostszych. Jeśli masz wątpliwości, czy Twoja spółka i transakcje spełniają warunki zwolnienia — skonsultuj się z nami. Pomożemy Ci przeanalizować warunki i określić, czy zwolnienie ma zastosowanie w Twoim przypadku.